Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych
w MZK Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy
Nr ewid. 2/2024 z dnia 23.10.2024 r.

określający procedury zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).

§ 1

1. Na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa) oraz art. 8 ust. 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937
   z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: Dyrektywa) ustanawia się w MZK Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy Regulamin określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
2. Pojęcia użyte w regulaminie są równoznaczne z pojęciami określonymi w art. 2 Ustawy.
3. Działania MZK Sp. z o.o. oparte są na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji
   oraz zapobieganiu powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz Spółki, jak
   i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów,
   w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników. MZK Sp. z o.o. prowadzi swoją działalność w oparciu o poszanowanie przepisów prawa, dobre praktyki oraz najwyższe standardy etyczne.
4. Podstawowym celem regulacji jest utworzenie systemu informowania
   o nieprawidłowościach w Spółce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
5. Osoby zgłaszające naruszenia podlegają ochronie. Zakazuje się ujawniania tożsamości sygnalisty wbrew przepisom oraz prowadzenia działań odwetowych wobec tych osób,
   w szczególności działań wymienionych w art. 12 i 13 Ustawy.
6. Z ochrony przed działaniami odwetowymi korzystają także:
7. osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia;
8. osoby powiązane z sygnalistą, które mogą doświadczyć działań odwetowych
   w kontekście związanym z pracą, takie jak współpracownicy lub osoby najbliższe sygnalisty.

§ 2

1. Zgłaszanie naruszeń/nieprawidłowości będących działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa dotyczy następujących obszarów działalności MZK Sp. z o.o.:
2. korupcji;
3. zamówień publicznych;
4. usług, produktów i rynków finansowych;
5. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
6. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
7. bezpieczeństwa transportu;
8. ochrony środowiska;
9. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
10. bezpieczeństwa żywności i pasz;
11. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
12. zdrowia publicznego;
13. ochrony konsumentów;
14. ochrony prywatności i danych osobowych;
15. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
16. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki   samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
17. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
    i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
18. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
    w pkt 1–16 (np. kodeks etyki, ład korporacyjny).

§ 3

1. Regulamin ma zastosowanie do następujących osób fizycznych uprawnionych
   do dokonania zgłoszenia:
   1. pracownik;
   1. pracownik tymczasowy;
   1. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   1. przedsiębiorca;
   1. prokurent;
   1. akcjonariusz lub wspólnik;
   1. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
   1. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   1. stażysta;
   1. wolontariusz;
   1. praktykant.
2. Regulamin stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, przed nawiązaniem z nią stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w MZK Sp. z o.o., a także już po ich ustaniu.
3. Jeżeli zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach innej procedury (np. antymobbingowej, skargowej) przekazuje się je wg właściwości.
4. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również
   do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.

§ 4

1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne
   za przyjęcie zgłoszenia.
2. Zgłoszenia naruszenia nieprawidłowości można dokonywać pisemnie – poprzez wypełnienie „Karty Zgłoszenia” dostępnej pod adresem: mzk.bydgoszcz.pl/sygnaliści
   (zał. nr 1 do regulaminu). Następnie wypełnioną kartę należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną (tradycyjną) na adres:

Miejskie Zakłady Komunikacyjne Sp. z o.o.

Sekcja Administracyjno-Kancelaryjna „do rąk własnych”

ul. Inowrocławska 11

85-153 Bydgoszcz   

• Zgłoszenie w szczególności powinno zawierać:
• dane osobowe sygnalisty: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, datę dokonania zgłoszenia;
• dane osobowe osoby/osób, której zgłoszenie dotyczy;
• opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;
• wskazanie jakich regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów zgłoszenie dotyczy;
• wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;
• wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
• wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie;
• inne okoliczności istotne dla sprawy.
• W MZK Sp. z o.o. zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane i rozpatrywane.

§ 5

1. Kto dokonuje zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega karze przewidzianej w Ustawie.
2. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę
   lub zatajono prawdę, sygnalista będący pracownikiem, może zostać pociągnięty
   do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
3. W przypadku sygnalisty, świadczącego na rzecz MZK Sp. z o.o. usługi na podstawie innej niż stosunek pracy umowy, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy.
4. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, sygnalista świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki, związanej z fałszywym zgłoszeniem.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania  lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.

§ 6

1. Dane kontaktowe osób upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń w Sekcji Administracyjno-Kancelaryjnej publikuje się na stronie internetowej: mzk.bydgoszcz.pl/sygnaliści.
2. Do obowiązków osób przyjmujących zgłoszenia należy w szczególności:
3. przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie;
4. wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia (nie później niż w terminie 7 dni roboczych
   od dnia wpływu);
5. nadanie lub nie nadanie osobie zgłaszającej statusu sygnalisty;
6. przesłanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie
   7 dni od dnia jego otrzymania;
7. wzywanie sygnalisty do uzupełniania przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości co do ich prawidłowego zakwalifikowania;
8. zapoznanie sygnalisty z klauzulą informacyjną i uprawnieniami wynikającymi
   z obowiązujących przepisów;
9. utrzymywanie stałego kontaktu z sygnalistą oraz udzielanie mu informacji o podjętych działaniach następczych;
10. prowadzenie rejestru zgłoszeń, w tym dokonywanie wpisów w terminach określonych ustawowo;
11. występowanie do Członków Zarządu o powołanie Zespołu ds. naruszeń, którego skład będzie każdorazowo ustalony  indywidualnie, w zależności od przedmiotu zgłoszenia.

§ 7

1. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, przy uwzględnieniu zobowiązania do zachowania poufności tożsamości sygnalisty oraz osób związanych z daną sprawą, w formie pisemnej, w tym elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej plik zawierający rejestr powinien być zaszyfrowany lub co najmniej zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie przez osoby nieuprawnione. 
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
3. numer zgłoszenia;
4. przedmiot naruszenia prawa;
5. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne
   do identyfikacji tych osób;
6. adres do kontaktu sygnalisty;
7. datę dokonania zgłoszenia;
8. informację o podjętych działaniach następczych;
9. datę zakończenia sprawy.
10. Dostęp do rejestru zgłoszeń wewnętrznych przysługuje wyłącznie:
11. Członkom Zarządu;
12. Osobom upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń;
13. Kierownikowi Działu Kadr i Płac;
14. innym pracownikom posiadającym indywidualne pisemne upoważnienie wydane
    przez Zarząd;
15. organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia.
16. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych
    są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8

1. Zarząd w zależności od przedmiotu zgłoszenia lub osoby, której zgłoszenie naruszenia dotyczy, powołują bez zbędnej zwłoki Zespół ds. naruszeń.
2. Członkowie Zespołu prowadzą postępowanie wyjaśniające w sprawie wskazanej
   w  zgłoszeniu, na podstawie upoważnień Zarządu.
3. Jeśli w toku postępowania wyjaśniającego zaistnieje konieczność skorzystania z wiedzy specjalistycznej (eksperta, biegłego), Zarząd może powołać taką osobę
   do udziału w pracach Zespołu, przy czym wymagane jest by zawarta z tą osobą umowa zawierała klauzulę o zachowaniu poufności oraz o ochronie danych osobowych.
4. Członkiem Zespołu ds. naruszeń nie może być:
5. sygnalista przekazujący informacje będące przedmiotem wyjaśniania;
6. osoba, której dotyczy zgłoszenie;
7. osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
8. osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
9. osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania (może nim być osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy tego typu);
10. osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
11. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu ds. naruszeń mają prawo do:
12. dostępu do dokumentów i danych jednostki w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy;
13. uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
14. uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Spółki;
15. dostępu do danych ze służbowych komputerów i telefonów MZK Sp. z o.o.
    (z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji
    i RODO);
16. dostępu do danych z monitoringu wizyjnego (z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO);
17. dostępu do pomieszczeń Spółki w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania
    i zabezpieczenia dowodów;
18. korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych;
19. konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.
20. W zakresie nieuregulowanym w regulaminie do postępowania wyjaśniającego stosuje
    się odpowiednio przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej w Spółce.

§ 9

1. Postępowanie wyjaśniające powinno zostać zakończone w czasie nie dłuższym niż 30 dni od daty jego wszczęcia, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez Zespół
   ds. naruszeń niezbędnych dokumentów i dowodów.
2. W szczególnie skomplikowanych przypadkach za zgodą Członków Zarządu postępowanie wyjaśniające może zostać wydłużone. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. 
3. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń sporządza raport końcowy, który przedkłada Zarządowi. Raport ten zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres
   i skutki nieprawidłowości oraz osoby za nie odpowiedzialne.
4. Wraz z raportem końcowym Zespół ds. naruszeń załącza propozycje dalszych działań następczych, którymi w szczególności mogą być:
5. zamknięcie postępowania bez podejmowania dalszych działań (w wypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia);
6. przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
7. upomnienie pracownika, pozbawienie nagrody, premii itp.;
8. zmiany lub rotacje na stanowiskach;
9. wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym;
10. zmiany w wewnętrznych procedurach;
11. podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
12. złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
13. złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
14. złożenie zawiadomienia do właściwych organów Państwa;
15. złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa
    (w przypadku zgromadzenia dowodów);
16. poinformowanie właściwych służb (w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów).

§ 10

1. Przetwarzania danych osobowych w trakcie odbierania zgłoszeń naruszeń/nieprawidłowości, prowadzenia postępowań wyjaśniających, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) z dnia 27 kwietnia 2016 roku
   w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
   i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie
   w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
3. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego
   i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
4. Osoby upoważnione do otrzymywania zgłoszeń, rejestrują wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych sygnalisty na dalszych etapach postępowania.
5. Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te, które są wymagane
   w złożonym zgłoszeniu.
6. Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych
   z postępowaniem.
7. Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.
8. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych
   z postępowaniem.
9. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte
   na skutek jego zgłoszenia, w tym o planowanych lub podjętych działaniach następczych
   i powodach takich działań. Informacje na ten temat przekazują mu osoby upoważnione
   do przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa, w terminach wskazanych w art. 25 ust. 1 pkt 7 Ustawy.
10. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane bez zbędnej zwłoki.
11. Klauzula informacyjna dla sygnalistów stanowi zał. nr 2 do regulaminu.
12. Klauzula informacyjna przesłana będzie pocztą tradycyjną (za potwierdzeniem odbioru). Klauzulę przekazuje się także osobom, których dane uzyskane zostały od sygnalisty.

§ 11

1. Kierowników komórek organizacyjnych zobowiązuję do zapoznania z niniejszym regulaminem:
2.  wszystkich podległych pracowników;
3. zleceniobiorców, usługodawców i wykonawców świadczących pracę lub usługi
   na rzecz MZK Sp. z o.o., a także na etapie negocjacji przez zawarciem przedmiotowych umów.
4. Kierownika Działu Kadr i Płac zobowiązuję do zapoznania z niniejszym regulaminem osoby ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usługi lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
5. Wszyscy pracownicy i współpracownicy MZK Sp. z o.o. (zleceniobiorcy, usługodawcy, wykonawcy itp.) mają obowiązek bezwzględnego przestrzegania niniejszego regulaminu.

§ 12

1. Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych w MZK Sp. z o.o. wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz MZK Sp. z o.o.
   w sposób określony w ust. 2. 
2. Niniejszy regulamin zostanie umieszczony na stronie internetowej MZK Sp. z o.o. pod adresem: mzk.bydgoszcz.pl/sygnalisci oraz zostanie umieszczony i rozesłany
   do wszystkich komórek organizacyjnych w przyjęty w Spółce sposób przez intranet.